「昨日までデスクトップにあったファイルが見当たらない」
「OneDriveの容量がいっぱいという警告が突然出るようになった」
「Googleドライブを使っているのに、なぜかOneDriveにもファイルが入っている」
Windows 11を使っている会社や個人事業主の方から、このような相談を受けることがあります。
原因のひとつとして考えられるのが、Microsoftのクラウドストレージサービス「OneDrive」です。
OneDrive自体が危険なわけではありません。
注意したいのは、どのフォルダが同期されているのか分からないまま使い続けたり、確認せずに同期解除・アンインストールしたりすることです。
特に注意したいのが、次のような普段よく使うフォルダです。
- デスクトップ
- ドキュメント
- ピクチャ
今回は、OneDriveで起こりやすいトラブルと、OneDriveを使わない場合に安全に同期を解除するための考え方を紹介します。
OneDriveとは？
OneDriveは、Microsoftが提供しているクラウドストレージサービスです。
Microsoftアカウントと連携することで、パソコン内のファイルをクラウドへ保存し、別のパソコンやスマートフォンなどからアクセスできます。
正しく使えば非常に便利なサービスです。
ただし、Windowsの設定時などにOneDriveを有効にした結果、本人が意識していない状態でデスクトップなどがOneDriveの管理下に入っているケースがあります。
本人としては、
「普通にパソコンのデスクトップへ保存している」
つもりでも、実際の保存先を確認するとOneDrive配下になっていることがあります。
「デスクトップのファイルが消えた！」はなぜ起きる？
OneDrive関連で厄介なのが、ファイルがどこに保存されているのか分かりにくくなることです。
たとえばデスクトップの場合、通常のPC内のデスクトップと、OneDriveによってバックアップされているデスクトップでは、保存場所が異なる場合があります。
OneDriveの設定変更や同期解除をしたことで、
「今まで見えていたファイルが突然なくなった！」
と感じることがあります。
しかし、実際には完全に削除されたのではなく、次のようなケースもあります。
- OneDrive側に残っている
- PC内の別のフォルダにある
- Web版OneDrive上に残っている
- ごみ箱に移動している
そのため、ファイルが見えなくなったからといって、慌てて設定変更や削除を繰り返すのはおすすめできません。
OneDriveでよくある4つのトラブル
1．デスクトップのファイルが突然変わった
新しいパソコンを購入してMicrosoftアカウントでログインしたところ、
「前のパソコンで使っていたデスクトップのファイルが出てきた」
ということがあります。
一見便利ですが、OneDriveでデスクトップが同期されていることを知らないと、
「なぜこのパソコンに昔のファイルがあるの？」
となります。
複数台のパソコンを使用している会社では、特に注意が必要です。
2．1台のPCで削除したら別のPCからも消えた
OneDriveで同じフォルダを同期している場合、ファイルの削除も同期されることがあります。
「古いパソコンだから不要だろう」と思ってファイルを整理したところ、別のパソコンでもファイルが見えなくなった、というトラブルにつながる可能性があります。
注意：OneDriveで同期中のファイルは、単純な「PC内だけのファイル」とは限りません。削除前に同期状態を確認してください。
3．「OneDriveの容量がいっぱい」と表示される
OneDriveの無料ストレージには容量制限があります。
写真やPDF、Excel、Wordファイルなどを保存し続ければ、当然ながら容量を消費します。
ところが本人はOneDriveを使っているつもりがないため、
「何も保存した覚えがないのに、どうして容量がいっぱいなの？」
となってしまいます。
デスクトップやドキュメント、写真などが同期対象になっていないか確認してみましょう。
4．GoogleドライブとOneDriveが混在している
会社ではGoogleドライブを使っているのに、Windows側ではOneDriveも動いている。
これも意外とあります。
すると、
- これはGoogleドライブのファイル？
- OneDriveに入っているのが最新版？
- PC本体にも同じ名前のファイルがあるけど、どれを使えばいい？
という状態になりかねません。
クラウドストレージは、多ければ安心というものではありません。
会社として「どこに保存するのか」というルールを決めることが重要です。
OneDriveはアンインストールしても大丈夫？
ここが今回もっとも注意していただきたいポイントです。
「OneDriveを使わないなら削除してしまえばいい」と考えるかもしれません。
しかし、いきなりOneDriveをアンインストールするのはおすすめしません。
先に確認してほしいのは、
「必要なファイルが実際にどこにあるのか」
です。
OneDrive上だけに存在するファイルや、必要なデータがクラウド側に保存されている状態で設定を変更すると、ファイルが見つからなくなったり、必要なデータを失ったと勘違いしたりする原因になります。
OneDriveを使わない場合の安全な解除手順
OneDriveを使わない場合でも、いきなり削除するのではなく、順番に確認しましょう。
STEP 1 OneDriveに何が入っているか確認する
まずOneDriveフォルダを開き、デスクトップ、ドキュメント、ピクチャ、仕事の資料、Excel・Wordファイル、写真など、必要なデータが入っていないか確認します。
Web版OneDriveも確認しておくと、より安心です。
STEP 2 必要なファイルをPCへ保存する
クラウド上にしか存在しないファイルがある場合は、必要なデータをPCへ保存します。
大量のデータがある場合は、作業前に外付けHDDなどへ別途バックアップを取っておくことをおすすめします。
STEP 3 デスクトップなどのバックアップ設定を確認する
OneDriveの設定画面から、デスクトップ・ドキュメント・ピクチャなどがバックアップ対象になっていないか確認します。
同期を停止する場合は、画面に表示される内容をよく確認して進めてください。
STEP 4 PCとOneDriveのリンクを解除する
必要なファイルがPC側にあることを確認してから、OneDriveとPCのリンク解除を検討します。
ここでも、重要なファイルがOneDrive側にしか残っていない状態で作業しないことが大切です。
STEP 5 不要ならOneDriveをアンインストールする
データの確認とバックアップ、同期設定の解除が終わってから、必要に応じてOneDriveをアンインストールします。
「アンインストールしてから考える」のではなく、「データを確認してからアンインストールする」
この順番を守りましょう。
「同期」と「バックアップ」は同じではありません
ここも非常に重要です。
OneDriveにファイルが同期されているから、
「バックアップしているので安心」
と思っていませんか？
同期とバックアップは目的が異なります。
同期は、複数の場所で同じデータを利用しやすくする仕組みです。
そのため、操作内容によってはファイルの変更や削除も同期されます。
会社の重要なデータであれば、OneDriveやGoogleドライブだけに頼るのではなく、次のような方法を組み合わせることも検討しましょう。
- クラウドストレージ
- 外付けHDD
- NAS
- バックアップサービス
大切なのは、「間違えて削除しても戻せる仕組み」を作っておくことです。
Googleドライブを使っている会社ならOneDriveは不要？
これは会社によって異なります。
Microsoft 365を中心に業務を行っている会社であれば、OneDriveを活用するメリットは十分あります。
一方、
「社内のファイル共有はGoogleドライブに統一している」
という会社であれば、OneDriveまで同時に利用すると管理が複雑になる場合があります。
重要なのは、OneDriveかGoogleドライブのどちらが優れているかではありません。
- 会社のデータをどこに保存するのか
- 誰がアクセスできるのか
- 退職者が出たときはどうするのか
- パソコンが故障したときに復旧できるのか
こうしたルールが決まっていることの方が重要です。
一番怖いのは「どこに保存されているか分からない」状態
OneDriveのトラブルを見ていると、問題はOneDriveそのものではないことが少なくありません。
本当に怖いのは、
会社の重要なファイルがどこに保存されているのか、誰も正確に把握していないことです。
たとえば、
- たぶん、このパソコンに入っている
- Googleドライブにもあると思う
- OneDriveにも同じ名前のファイルがある
この状態でパソコンが故障したり、社員が退職したりすると大変です。
一度、会社のパソコンについて、
「何を、どこに保存しているのか」
を整理してみてください。
OneDriveの設定が分からないときは無理に削除しないでください
「OneDriveを止めたい」
「容量がいっぱいという表示を消したい」
「デスクトップのファイルが突然なくなった」
「Googleドライブだけに統一したい」
このような場合、分からないまま設定変更やアンインストールを繰り返すより、まず現在の保存状態を確認することをおすすめします。
アポロン7では、茨城県内の中小企業・店舗・個人事業主向けに、パソコンやクラウドストレージ、バックアップなどのIT環境についてサポートしています。
ホームページだけではなく、
「会社のパソコン、ちょっと見てほしい」
というご相談にも対応しています。
OneDrive、Googleドライブ、パソコン内のデータなど、「結局どこに保存されているのか分からない」という状態を整理するところからでも大丈夫です。
会社に専任のIT担当者がいない場合は、お気軽にアポロン7へご相談ください。
ホームページから社内のパソコンまで。
アポロン7が「職場のWeb・IT係さん」としてサポートします。
