「あれ？お客様に送る見積書、どこに保存したっけ…？」 「ファイル名が『名称未設定』ばかりで、開いてみないと中身がわからない…」
こんな風に、パソコンの中で迷子になってしまうこと、ありませんか？ 毎日忙しくお仕事をしていると、とりあえず保存！となってしまいがちですよね。全然恥ずかしいことではありません。多くの方が同じように悩んでいます。
でも、ほんの少し「名前の付け方のルール」を決めるだけで、探す時間は劇的に減りますよ。今日は、ITが苦手な方でも今日からすぐできる、簡単なコツをお伝えしますね。
1. ファイル名がバラバラになってしまう原因（だいたいこの3つです）
なぜファイルが迷子になってしまうのでしょうか？主な原因はこの3つです。
- パソコンが決めた名前のまま保存している （「文書1」「名称未設定」など、中身がわからない状態）
- 日付の書き方が毎回違う （「R5」「2023年」「10月4日」などが混ざっている状態）
- 「最新」や「最終」が増えすぎる （「見積書_最新」「見積書_本当の最終」など、どれが一番新しいか分からない状態）
心当たりがあっても大丈夫ですよ。今日から少しだけ変えてみましょう。
2. これで迷子にならない！ファイル名の付け方3ステップ（図解）
それでは、具体的なルールを作っていきましょう。
ステップ1：日付は「数字8ケタ」で統一する 一番のおすすめは「20231004」のように、西暦から始まる数字8ケタにすることです。
- つまずきポイント: 「令和」などの和暦や、「23年」のように省略形を使うと、あとでパソコンが順番通りに並べてくれなくなります。少し面倒でも、西暦4ケタから書くのがコツです。
ステップ2：名前の最初を「日付」にする ファイル名の先頭に先ほどの「日付」を持ってきます。 例：20231004_見積書 こうするだけで、パソコンの画面上で自然と古い順（または新しい順）に綺麗に並んでくれます。
ステップ3：「日付＋書類の名前＋お客様名」にする これが基本の形です。 例：20231004_見積書_〇〇株式会社
- つまずきポイント: 名前が長すぎると見づらくなります。「〜についての件」などの長い説明は省き、単語で短く区切るのがおすすめです。
3. それでも解決しない・過去のファイルが多すぎる場合
「ルールは分かったけれど、もうすでにパソコンの中が何千個もファイルがあってぐちゃぐちゃ…」という方もいらっしゃると思います。
そんな時は、過去のファイルは一旦そのままにしておきましょう。 無理に全部直そうとすると、疲れて嫌になってしまいます。 「今日新しく作るファイル」や、「今日編集したファイル」から、新しいルールで名前をつけてみてください。少しずつ整っていけば大成功です。
4. まとめ
いかがでしたか？ 「日付（8ケタ）＋書類名＋相手の名前」 このルールにするだけで、パソコン作業の「探すストレス」はグッと減ります。
私は普段から、水戸市をはじめ、ひたちなか市、那珂市、茨城町、笠間市、常陸太田市、常陸大宮市、城里町などにお住まいの事業者さんのWebサポートをしていますが、この「ファイル名ルール」をお伝えすると、皆様「もっと早く知りたかった！」と笑顔になってくださいます。
まずは一つ、次のファイルから試してみてくださいね。応援しています！
