「このボタン、押したらどうなるの？」と不安になりますよね
毎日届くたくさんのメール。「なんとなく使っているけど、正直よく分からない」というお悩み、本当によく聞きます。
特にGmailには「アーカイブ」という、ちょっと聞きなれない言葉のボタンがありますよね。
「これを押したら、メールが完全に消えちゃうんじゃないか…」 「後で必要になった時に、見つからなかったらどうしよう…」
そう思うと、怖くて触れないですよね。そのお気持ち、すごくよく分かります。
でも、少しだけ知るとラクになります。
今日は、Gmailの「アーカイブ」と「削除」の違いについて、横で画面を見ながらお話しするように、ゆっくり解説していきますね。
なかなか整理できない原因は、だいたいこの3つです
メールが溜まってしまうのは、あなたが悪いわけではありません。だいたい、この3つが原因なんです。
- 言葉がむずかしい（「アーカイブ」って何語？と思いますよね）
- 消えるのが怖い（間違って捨てたら取り返しがつかない気がする）
- とりあえず放置している（触らなければ安全、と思ってしまう）
初心者の方も、少し慣れてきた中級者の方も、みんなここで迷っています。 でも、仕組みさえ分かれば、「なんだ、そんなことだったのか」と安心できますよ。
まずは基本（初心者ゾーン）：アーカイブは「倉庫」です
まずは一番大切な、この2つの違いからお話ししますね。
1. 削除（ゴミ箱マーク） これは、**「ゴミ箱に捨てる」**ことです。 30日経つと、自動的に完全に消えてなくなります。「絶対に二度と見ないチラシ」などはこっちです。
2. アーカイブ（下向き矢印の箱マーク） これは、**「倉庫にしまう」**ことです。 受信トレイ（机の上）からは見えなくなりますが、裏の倉庫（すべてのメール）にはちゃんと残っています。
つまり、アーカイブなら、間違って押してもメールは消えません。 後から名前や件名で検索すれば、ちゃんと出てきます。
「机の上を片付けて、引き出しにしまっただけ」
そう考えると、少し安心しませんか？ 触っても壊れませんし、データもなくなりません。大丈夫です。
ここから少しだけ便利に（中級者ゾーン）
仕組みが分かったら、少しだけ便利な使い方も見てみましょう。 これを知っていると、メールチェックの時間がぐっと短くなりますよ。
読み終わったメールは、とりあえず「アーカイブ」
「返信が必要なメール」だけを受信トレイに残して、読み終わった連絡メールはどんどんアーカイブ（倉庫へ移動）します。 こうすると、受信トレイが「やることリスト」代わりになります。 大事なメールが埋もれなくなりますよ。
スマホなら「横にシュッ」で片付きます
スマートフォンのGmailアプリを使っている場合、メールの項目を指で横にスライド（スワイプといいます）するだけで、アーカイブできる設定があります。 これ、慣れるとサクサク片付いて気持ちいいんです。
【図解】実際にやってみましょう（やり直せます）
では、実際の画面をイメージしながらやってみましょう。 パソコンでもスマホでも、マークはだいたい同じです。
受信トレイにある、もう読み終わったメールを選びます。
画面の上の方にあるアイコンを見ます。
- ゴミ箱の絵 ＝ 削除
- 下向き矢印が入った四角い箱の絵 ＝ アーカイブ
ここで「箱の絵」を押してみましょう。
メールが一覧から消えました！ でも安心してください。画面の下の方に「アーカイブしました」とメッセージが出ます。 その横に**「取り消し」**という文字も出ます。
ここがつまずきポイント： 「あ！間違えた！」と思ったら、すぐに**「取り消し」**を押せば、元通りに戻ります。 もしメッセージが消えてしまっても、左側のメニューにある「すべてのメール」を見れば、そこにちゃんと入っています。
何度でもやり直せます。 怖がらずに試してみてくださいね。
これができると、こう変わります
「アーカイブ」と「削除」を使い分けられるようになると、こんな良いことがあります。
- 大事なメールを見逃さなくなる（大事な用件だけが目に入るようになります）
- 「あのメールどこ？」と探す時間が減る（不要なものが減るからです）
- メール画面を見るのが嫌じゃなくなる（スッキリすると気持ちも軽くなります）
「整理しなきゃ…」というプレッシャーが、「必要なものだけ残せばいいや」という安心感に変わります。
それでも不安な場合
「理屈は分かったけど、やっぱり消えるのは怖い…」
そう思うなら、**今日はここまでで十分です。**無理に整理する必要はありません。 まずは「いらない広告メールを1通だけアーカイブしてみる」ところから始めてみませんか？
水戸市やひたちなか市などの事業者さんからも、「メールが万単位で溜まっていて、もう見るのも嫌なんです」というご相談をよくいただきます。 みなさん同じように悩んでいますから、焦らなくて大丈夫ですよ。
まとめ：机の上がきれいになると、仕事もはかどります
いかがでしたか？ 「アーカイブ」は「捨てずに片付ける」機能だと分かれば、もう怖くありません。
私たちアポロン7は、水戸市やひたちなか市を中心に、那珂市、茨城町のお客様の元へもお伺いしています。 最近では笠間市や常陸太田市、常陸大宮市、城里町の方からも、「こういう小さなことを誰に聞けばいいか分からなかった」とお声をかけていただくことが増えました。
近くにいる「Web係」として、また便利な使い方をお届けしますね。 まずは1通、アーカイブを試してみてください。きっと少しだけ、気持ちが軽くなりますよ。
