こんにちは！アポロン7です。
メールを送るとき、最後に自分の名前や会社名、電話番号などを毎回手入力していませんか？
「これ、毎回打つの正直めんどくさいなあ……」 「たまに電話番号を打ち間違えてヒヤッとする」
そんなふうに思いながらも、なんとなく続けている方は多いです。
でも、一度だけ設定してしまえば、あとは一生打たなくてよくなります。
今日は、そんな「小さなラク」を手に入れる方法を、横でお話しするようにゆっくり解説しますね。
なぜ、毎回手入力してしまうのでしょうか？
なぜ、毎回手入力してしまうのでしょうか？ 原因は、みなさんだいたい同じです。
- 「署名（しょめい）」という言葉がピンとこない
- 設定画面のどこを触ればいいか分からない
- 「失敗してメールが送れなくなったら怖い」と思っている
分かります、設定画面って文字がいっぱいで、触るのが怖いですよね。
でも、大丈夫です。 ここを触っても、メールが壊れることはありませんよ。
署名とは、**「メールの最後につける、デジタルの名刺」**のこと
まずは「署名（しょめい）」について、少しだけおさらいしましょう。
署名とは、**「メールの最後につける、デジタルの名刺」**のことです。
- 会社名
- お名前
- 電話番号
- メールアドレス
これらを、ハンコを押すみたいにポン！と自動で入れてくれる機能です。
どんなときに使うの？ 初めての人に送るときはもちろん、何度もやり取りする相手にも「親切」として入れています。相手が電話番号を探さなくて済むからです。
触っても大丈夫？ 大丈夫です。 もし設定を間違えても、メールが送れなくなることはありません。 気に入らなければ、あとで消すこともできます。安心してくださいね。
ここから少しだけ便利に（中級者ゾーン）
ただ名前を入れるだけでも十分ですが、もう少しだけ便利にしてみましょう。
「区切り線」を入れると見やすい 名前の上下に線を入れると、本文と混ざらなくてきれいです。
株式会社〇〇 山田 太郎 電話：00-0000-0000
「ホームページはこちら」を入れる 電話番号の下に、自分のホームページのアドレスを入れておきます。 これだけで、相手が気になったときにポチッと押して見てくれるようになります。
これぞ、**「勝手に営業してくれる名刺」**です。
図解つきステップ
では、実際に設定してみましょう。 一番よく使われている「Gmail（ジーメール）」を例にしますね。 （※他のメールソフトでも、「設定」の中に必ず「署名」という項目があります）
【図①：最初の画面】 パソコンの画面の右上にある、**「歯車のマーク」**を押します。 そのあと、「すべての設定を表示」というボタンを押してください。
【図②：押す場所】 文字がいっぱい出てきますが、びっくりしないでくださいね。 下の方へずーっとスクロールしていくと…… **「署名」**という項目が出てきます。
ここで「新規作成」を押して、自分の名前や電話番号を入力します。
【図③：できた状態】 入力が終わったら、一番下にある**「変更を保存」**ボタンを必ず押してください。 ここを押し忘れると、消えてしまうので注意です！
つまずきポイント
- 「どこにあるか見つからない」
- かなり下の方にあります。ゆっくり探してみてください。
- 「間違えて閉じちゃった」
- 大丈夫、「やり直せます」。もう一度歯車マークから始めればOKです。
これができると、こう変わります
たかが名前入力、されど名前入力。 自動になると、こんなに変わります。
- メール1通につき、30秒〜1分の時短になる
- 「電話番号間違えてないかな？」という不安がゼロになる
- メールを開いた瞬間、プロっぽい画面になる
「あ、また名前打たなきゃ」という小さなストレスがなくなるだけで、仕事がちょっと楽しくなりますよ。
それでも不安な場合
「設定画面を開くのがやっぱり怖い……」
そんなときは、無理をしなくて大丈夫です。 「今日はここまでで十分です。」
まずは、メモ帳アプリなどに自分の署名を作っておいて、それを「コピー＆貼り付け」するだけでも十分ラクになります。
水戸市やひたちなか市の事業者さまからも、「設定画面は英語みたいで怖い」というご相談をよくいただきます。 慣れるまでは、できる範囲でやっていきましょう。
まとめ
メールの署名設定は、一度やってしまえばずっと効果が続く「魔法の時短術」です。
- 署名は「デジタルの名刺」
- 設定してもメールは壊れないから安心
- 自動で入ると、ミスも減って信頼感アップ
水戸市、ひたちなか市、那珂市のお客様はもちろん、 茨城町、笠間市、常陸太田市、常陸大宮市、城里町など、 少し離れた地域の方も、もし設定で迷ったら、いつでも横に座る気持ちでサポートします。
まずは「設定画面を見てみる」だけでも、大きな一歩ですよ！
