こんにちは、アポロン7ブログです。 週に1度のWeb係として、今日もあなたの横に座っているような気持ちで、パソコンの「ちょっとした不安」を解消していきますね。
書類を作っているとき、「あれ？ これってどっちを押せばいいの？」と迷うこと、ありますよね。特に「保存」は、間違えるとせっかく作ったものが消えてしまいそうで怖くなるものです。
今日は、そんなドキドキを解消して、安心して作業ができるようにお話しします。
その「ドキドキ」、みんな通る道です
見積書や案内文を作っていて、いざ終わろうとした時。 「上書き保存」と「名前をつけて保存」、この2つのボタンの前で指が止まってしまいませんか？
「もし間違えて、大事なひな形（元のファイル）が消えちゃったらどうしよう…」 「さっきまでの作業、ちゃんと残るかな？」
そんな不安を感じるのは、あなたが慎重に仕事をしている証拠です。決して苦手だからではありませんよ。 今日は、この2つの違いを「一番やさしい言葉」で整理しました。これを読めば、もう迷わずにボタンを押せるようになりますよ。
1. 違いはこれだけ！「だいたいこの3つです」
難しい理屈は抜きにして、イメージで覚えましょう。ポイントは以下の3つです。
- 「上書き保存」は、今のノートにそのまま書き足すこと （前のページの内容は消えて、新しい内容に変わります）
- 「名前をつけて保存」は、新しいノートにコピーして書くこと （前のノートはそのまま残って、もう1冊新しいノートができます）
- 迷ったら、とりあえず「名前をつけて保存」が安全！ （ファイルが増えるだけなので、失敗しても消えることはありません）
2. 図解で安心！使い分けのステップ解説
では、実際の場面でどう使い分けるか、図を見ながら一緒にやってみましょう。
【ケースA】続きから作業をする時（上書き保存）
「昨日作った書類の続きを書いて、完成させたい」という時です。
＜手順＞
- 画面の左上にある「ファイル」を押します。
- 「上書き保存」（または「保存」）をクリックします。
- これだけで、最新の状態になります。
★ここでつまずきポイント！ 「上書き保存」をすると、修正する前の状態には戻れません。 「前の文章もよかったかも…」と迷っているなら、ここは選ばないほうが安全です。
【ケースB】ひな形を使って新しい書類を作る時（名前をつけて保存）
「先月の日付が入った請求書をコピーして、今月分を作りたい」という時です。一番よくある間違いがここです！
＜手順＞
- 画面の左上にある「ファイル」を押します。
- **「名前をつけて保存」**を選びます。
- ファイル名を変えます。（例：「請求書_2月分」など）
- 保存ボタンを押します。
★アポロン7のワンポイント これをすれば、「あ！元データの日付まで変えちゃった！」という失敗がなくなります。 **「日付や宛名を変える時は、まず最初に名前をつけて保存」**と覚えておくと安心ですよ。
3. もし間違えてしまったら…？（無理をさせない解決策）
「あ！ ひな形に上書きしちゃった！」 そんな時も、焦らないでください。パソコンには「元に戻す」機能がありますが、操作に慣れていないと余計に混乱してしまうこともあります。
そんな時は、無理に直そうとせず、以下の方法を試してみてください。
- 「Ctrl（コントロール）」キーを押しながら「Z」キーを一回ポンと押す （これで1つ前の状態に戻れることがあります）
- それでもダメなら、深呼吸 修正箇所が少なければ、手作業で日付などを書き直したほうが、結果的に早いことも多いです。
「失敗したら終わり」ではありません。デジタルデータは、落ち着けばなんとかなるものがほとんどです。
4. まとめ
今日は「保存」の使い分けについてお話ししました。
- 今のファイルを更新するなら**「上書き保存」**
- 元のファイルを残したいなら**「名前をつけて保存」**
- 迷ったら**「名前をつけて保存」**を選べば、絶対に消えません！
私たちは、水戸市、ひたちなか市、那珂市などのエリアを中心に、こうした「小さなパソコンの困りごと」の相談に乗っています。 「こんなこと聞いていいのかな？」と思うようなことでも、笠間市や茨城町の事業者様からよくご質問をいただきます。一人で悩んで手が止まってしまう時間がもったいないですから、いつでも頼ってくださいね。
