社内にIT担当者がいないと、パソコンやメール、ホームページなどの管理が「詳しい社員」に集中しがちです。
普段は問題なく使えていても、
- パソコンの調子が悪い
- メールが突然送れなくなった
- プリンターにつながらない
- Wi-Fiが不安定
- ホームページを誰が管理しているか分からない
- バックアップが取れているか確認できない
といった問題が起きたとき、「誰に相談すればよいのか分からない」という状況になりやすくなります。
こうした会社に向いているのが、社外の担当者に継続してIT環境を見てもらう定期ITサポートです。
トラブルが起きたときだけ修理を依頼するのではなく、ホームページから社内のパソコンまでまとめて相談できる「社外のIT担当者」を持つイメージです。
定期ITサポートとは？
定期ITサポートは、会社のパソコンやネットワークなどについて、継続的に相談・確認できるようにするサービスです。
具体的な内容は契約によって異なりますが、たとえば次のような相談が考えられます。
- パソコンの設定や入れ替え
- OutlookやGmailなどメールの設定
- プリンターやスキャナーの接続
- Wi-Fiや社内ネットワークの確認
- データ移行や共有方法の相談
- バックアップ状況の確認
- 不審なメールや偽警告への対応相談
- WordPressやホームページの更新・保守
- ドメイン、サーバー、SSLなどの確認
- GoogleビジネスプロフィールやSNSの相談
- 社員へのパソコン操作の説明
ポイントは、問題ごとに別々の業者を探すのではなく、まず相談できる窓口を作っておくことです。
たとえば「メールの問題なのか、パソコンの問題なのか、サーバーの問題なのか分からない」という状態でも、最初の相談先が決まっていれば状況を整理しやすくなります。
IT担当者がいない会社で起こりやすい問題
「パソコンに詳しい社員」に仕事が集中する
中小企業では、専任のIT担当者を置かず、パソコンに詳しい社員が設定やトラブル対応をしていることがあります。
小規模な環境では現実的な方法ですが、その社員しか設定を知らない状態になると注意が必要です。
担当していた社員の異動や退職によって、
「Wi-Fiの設定が分からない」
「サーバーの契約先が分からない」
「ホームページのログイン情報が見つからない」
といった問題が表面化することがあります。
トラブルが起きるまで確認しない
普段使えている機器やサービスは、なかなか見直す機会がありません。
特にバックアップは「設定したつもり」で終わらせず、必要なデータが対象になっているか、保存先に問題がないか、復元できる状態かを確認することが重要です。
また、OSやソフトウェア、WordPressなども継続的な更新や管理が必要です。
ホームページと社内ITの相談先が分かれている
ホームページは制作会社、パソコンは購入店、メールはサーバー会社、プリンターはメーカーというように、会社のITには複数のサービスが関係しています。
そのため、問題が複数の機器やサービスにまたがると、相談先を判断するだけでも時間がかかります。
定期ITサポートでは、こうした問題についても「まずここへ相談する」という窓口を決めておくことができます。
スポット対応と定期ITサポートの違い
スポット対応は、すでに発生している問題を解決したい場合に適しています。
たとえば、
「新しいパソコンへデータを移したい」
「プリンターが使えなくなった」
「WordPressでエラーが発生した」
といった単発の相談です。
一方、定期ITサポートでは、現在の問題への対応だけでなく、日頃からIT環境を把握しておくことが重要になります。
機器の構成や利用しているサービス、過去のトラブルなどを継続して確認できれば、新しいパソコンを導入するときや環境を変更するときにも相談しやすくなります。
「壊れたものを直してもらう」だけではなく、「会社のITについて継続して相談できる相手を持つ」ことが大きな違いです。
定期的に確認しておきたいこと
会社によって必要な確認内容は異なりますが、IT担当者がいない会社では、少なくとも次のような項目を整理しておくとよいでしょう。
- 使用しているパソコンとOS
- プリンターなどの周辺機器
- Wi-Fi・ルーター・ネットワーク環境
- メールの利用環境
- データの保存場所
- バックアップ方法
- ホームページとWordPressの管理状況
- ドメインやサーバーの契約状況
- 使用しているクラウドサービス
- IT機器やサービスの管理担当者
ただし、パスワードなどの認証情報を一覧表に平文で記録して共有することは避け、適切な方法で管理する必要があります。
何を管理すればよいか分からない場合は、現在の環境を確認するところから始めても構いません。
定期ITサポートが向いている会社
特に検討しやすいのは、次のような会社です。
- 社内に専任のIT担当者がいない
- パソコンに詳しい社員へ対応が集中している
- トラブルのたびに業者を探している
- バックアップの状態を把握できていない
- ホームページの管理担当者が曖昧になっている
- パソコンの入れ替えや設定を計画的に進めたい
- メールやネットワークについて相談できる相手がいない
- IT環境を定期的に確認してほしい
すべてを外部へ任せる必要はありません。
社内でできる日常的な操作は社内で行い、判断が難しい設定やトラブル、定期的な確認を外部へ相談する方法もあります。
まずは現在のIT環境を整理することから
「何を依頼すればよいか分からない」という会社では、最初から大きなシステム変更をする必要はありません。
まず、
何を使っているか
誰が管理しているか
どこにデータがあるか
困ったとき誰へ連絡するか
を確認するだけでも、管理上の課題が見えやすくなります。
特に、業務データや個人情報を扱っている場合や、複数の社員・パソコンに影響する設定を変更する場合は、分からないまま操作することはおすすめできません。
バックアップがない、管理画面へ入れない、ネットワーク構成が分からないといった場合も、現在の状態を確認してから対応することが大切です。
社外に「職場のWeb・IT係」を持つという考え方
中小企業のIT管理では、大規模なシステム部門が必要とは限りません。
一方で、ホームページ、パソコン、メール、プリンター、Wi-Fi、バックアップなど、日常業務に必要なITは増えています。
そこで、社内に専任者を置く代わりに、必要なときに相談でき、定期的にも確認してくれる社外の担当者を持つ方法があります。
トラブル対応だけでなく、「そろそろパソコンを交換したい」「バックアップ方法を見直したい」といった段階から相談できることが、定期ITサポートの役割です。
茨城県内の中小企業・店舗・個人事業主様
アポロン7「職場のWeb・IT係さん」では、社内にIT担当者がいない茨城県内の中小企業・店舗・個人事業主様のIT環境をサポートしています。
ホームページやWordPressだけでなく、パソコン、メール、プリンター、Wi-Fi、データ移行、バックアップなどもまとめてご相談いただけます。
「どこに問題があるのか分からない」「何から整理すればよいか分からない」という段階でも構いません。スポットでのご相談のほか、定期訪問による継続的なITサポートにも対応しています。
水戸市を中心に、ひたちなか市、那珂市、茨城町、笠間市、常総市など茨城県内に対応しています。
