「Geminiを使っているけれど、分からないことを質問するくらい」
「文章を作ったり、長い文章を要約したりするのには使っている」
そんな方も多いのではないでしょうか。
もちろん、それだけでも十分便利です。
しかし、生成AIの本当の便利さは、質問に答えてもらうことだけではありません。
毎回繰り返している文章作成、社内資料を探す時間、マニュアルの確認、情報整理など、普段の仕事の中にある「ちょっと面倒な作業」を減らすところに大きなメリットがあります。
特に、専任のIT担当者がいない中小企業や個人事業主では、次のような細かな作業に意外と多くの時間を使っています。
- お客様へのメールを書く
- SNSの投稿文を考える
- 過去の資料を探す
- マニュアルから必要な情報を見つける
- 会議資料を整理する
- 同じような文章を何度も作る
ポイント
生成AIは「質問する道具」から一歩進めて、仕事の流れそのものを短くする道具として使うと効果を実感しやすくなります。
そこで今回は、Googleの生成AI「Gemini」を単なる質問ツールで終わらせず、実際の仕事をラクにする3つの活用方法をご紹介します。
1．毎回同じ指示を入力しない。「Gems」で自分専用AIを作る
Geminiを仕事で使っていると、こんなことはありませんか？
- 「中小企業のお客様向けに、難しい言葉を使わず説明してください」
- 「文章をもう少し丁寧にしてください」
- 「Instagram用なので絵文字を入れてください」
- 「箇条書きでまとめてください」
毎回同じような指示を入力しているなら、その作業自体を減らせる可能性があります。
Geminiには、用途に合わせたAIを用意できる「Gems」という機能があります。
例えば「メール作成専用Gem」
あらかじめ、次のような条件を設定しておきます。
- 丁寧だが堅すぎない文章
- 専門用語をできるだけ使わない
- 長文にしない
- 最後に確認事項を整理する
こうしておけば、毎回細かな指示を入力する必要がなくなります。
例えば、
「○○株式会社へ、作業完了のメールを作成」
といったように、本題だけ入力して文章作成を始められます。
中小企業ならこんなGemも便利
- お客様へのメール作成Gem
- SNS投稿作成Gem
- 議事録整理Gem
- 商品説明作成Gem
- 文章チェックGem
- 問い合わせ返信Gem
大切なのは、AIに毎回仕事を説明するのではなく、「いつもの仕事のやり方」をAI側にあらかじめ用意しておくことです。
1回あたり数分の違いでも、毎日繰り返す仕事なら1か月、1年では大きな差になります。
2．社内資料を探す時間を減らす。「NotebookLM」を仕事に活用
会社では、こんな時間も意外と多く発生します。
- 「あの内容、どのPDFに書いてあった？」
- 「前回の会議で決めた内容は何だった？」
- 「マニュアルのどこに書いてある？」
- 「去年の資料と今年の資料は何が違う？」
ファイルを一つずつ開いて探していると、それだけで時間が過ぎてしまいます。
こうした用途で活用したいのがGoogleの「NotebookLM」です。
NotebookLMにPDFや文書などの資料を読み込ませておけば、その資料をもとに質問できます。
NotebookLMではこんなことができる
- 「このマニュアルからパスワード変更方法を探して」
- 「3つの資料の違いを表にして」
- 「この会議資料から決定事項だけ抜き出して」
- 「新人に説明するために分かりやすくまとめて」
- 「この資料の重要なポイントを5つにまとめて」
社内資料との相性が良い理由
複数の資料を行ったり来たりして探す作業を減らし、必要な情報へ早くたどり着けるようになります。
「どこに書いてあるのか」を確認しやすい
仕事でAIを使う際に気になるのが、
「その回答は本当に正しいの？」
という問題です。
生成AIは、事実とは異なる内容をもっともらしく回答してしまうことがあります。一般に「ハルシネーション」と呼ばれる問題です。
NotebookLMは、登録した資料を情報源として回答し、参照元を確認しながら利用できることが大きな特徴です。
そのため、
「AIがそう言っているから正しい」ではなく
「元の資料のどこに書いてあるのか確認する」
という使い方ができます。
これは業務利用では非常に重要です。
社内マニュアルとの相性もいい
例えば、次のような資料を整理して活用できます。
- パソコンの設定方法
- プリンター・複合機の操作方法
- 社内システムの使い方
- 新入社員向け資料
- 商品資料
- 営業資料
- 社内ルール
- 過去の会議資料
「○○さんに聞かないと分からない」という状態を少しずつ減らしていく用途にも活用できます。
3．AIに文章を書かせるだけでなく「仕事の流れ」を短くする
生成AIというと、
質問する → 回答してもらう
という使い方をイメージしがちです。
しかし、業務効率化を考えるなら、もう一歩進めて考えてみましょう。
重要なのは、
「AIで何ができるか？」ではなく、
「今の仕事のどこを減らせるか？」です。
例えばブログ記事を作る仕事の場合
- テーマを考える
- 情報を調べる
- 構成を考える
- 本文を書く
- 誤字脱字を確認する
- SNS投稿文を作る
こうした作業があります。
これを単純に「AIにブログを書かせる」という1作業だけで考えるのではなく、それぞれの工程でAIを活用します。
すると、
テーマ候補作成
↓
情報整理
↓
構成作成
↓
下書き
↓
校正
↓
SNS投稿作成
という一連の作業を効率化できます。
これが、AIを単なる文章作成ツールとして使う場合との大きな違いです。
小さな「面倒」をAIに任せるところから始める
「会社にAIを導入する」と聞くと、大規模なシステム導入を想像するかもしれません。
しかし、中小企業では最初から大掛かりなことをする必要はありません。
むしろ、
毎日10分かかっている仕事を
5分にできないか？
というところから始める方が現実的です。
例えば、
- 毎週作っている報告メール
- SNSの投稿文章
- 会議内容の整理
- 長いPDFからの情報探し
- お客様への定型的な案内
- 社内マニュアルの確認
こうした作業を一つ選びます。
そして、
「この作業のどこをAIに任せられるだろう？」
と考えてみてください。
1日5分の削減でも、20営業日なら月100分です。
複数の業務で同じような改善ができれば、AI導入の効果を実感しやすくなります。
ChatGPTとGemini、どちらを使えばいい？
ここで、
「ChatGPTを使っているけれど、Geminiに変更した方がいいの？」
と思う方もいるかもしれません。
必ずしも、どちらか一つに決める必要はありません。
| 用途 | 向いているツール例 |
|---|---|
| 文章作成・相談・アイデア整理・分析 | ChatGPT |
| Googleサービスを使った業務 | Gemini |
| 手元の資料をもとに調べる・整理する | NotebookLM |
「どのAIが一番優秀か」を決めることよりも、
自分の仕事では、どのツールを使うと一番ラクになるのか
で判断する方が実用的です。
AI導入で重要なのは「契約」ではなく「使い方」
ChatGPTやGeminiを導入しただけでは、仕事は自動的には変わりません。
実際に重要なのは、
「今やっている仕事のどこにAIを入れるか」
を考えることです。
高性能なAIを契約していても、
「分からないことがあったときだけ質問する」
という使い方では、その能力の一部しか活用できていません。
一方で、毎日繰り返している小さな仕事を一つAIに任せるだけでも、実際の業務時間は減らせます。
生成AIの導入では、いきなり会社全体を変えようとする必要はありません。
まずは、
「毎週やっている面倒な作業を1つ」
見つけるところから始めてみてはいかがでしょうか。
中小企業のAI活用・IT環境についてご相談ください
アポロン7では、中小企業・個人事業主の方向けに、ホームページだけでなく、パソコンやネットワーク、クラウドサービス、生成AIなどを含めたIT活用をサポートしています。
例えば、
- ChatGPTやGeminiを使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない
- 会社のどの業務をAIで効率化できるのか相談したい
- 社員が使いやすいAI活用の仕組みを作りたい
- 社内資料やマニュアルをもっと活用したい
- AIだけでなく、PCやクラウド環境も含めて相談したい
といった段階でも構いません。
中小企業・個人事業主のIT活用をサポートします
AIを導入すること自体を目的にするのではなく、今ある仕事を少しでもラクにする方法から一緒に考えていきます。
茨城県内の中小企業・個人事業主のIT活用について、お困りのことがありましたらお気軽にアポロン7へご相談ください。
