「あの会社に前回出した見積書、どこに保存したっけ？」
「去年作った提案書を参考にしたいけれど、ファイル名を覚えていない」
「Google Driveには入っているはずなのに、見つからない……」
Google Driveを長く使っている会社ほど、こんな問題が起こりやすくなります。
💡 これからは「ファイル名を思い出して検索」するだけではありません。
Google DriveとGeminiを組み合わせることで、AIに質問しながら必要な資料や情報を探すという使い方ができるようになっています。
フォルダをきれいに整理していても、数年使い続ければPDF、Word、Excel、Googleドキュメント、スプレッドシートなど、たくさんのファイルが蓄積されていきます。
今回は、中小企業でGoogle Driveを利用している方に向けて、Geminiによって「社内資料の探し方」がどう変わるのかを分かりやすく紹介します。
Google Driveに保存したのに「見つからない」が起きる理由
Google Driveは、社内のファイル共有にとても便利です。
しかし、利用期間が長くなるにつれて、こんな状態になっていないでしょうか。
⚠️ こんな状態になっていませんか？
- フォルダが増えすぎて保存場所が分からない
- ファイル名の付け方が社員によって違う
- 「最終」「最新版」「修正版」など似たファイルが大量にある
- 担当者しか保存場所を知らない
- 退職した社員が作った資料を誰も把握していない
- 昔の案件資料を探すだけで時間がかかる
Google Driveには検索機能がありますが、従来の検索では基本的に「何を検索するか」を人間側が考える必要があります。
例えば、3年前に作った見積書を探す場合、
「○○株式会社」 「見積書」 「2023」
など、検索に使えそうなキーワードを考えて探します。
ファイル名や会社名を覚えていれば問題ありません。
ところが……
「以前、似たような工事をやったときの見積書を見たい」
という探し方になると、一気に難しくなります。
GeminiでGoogle Driveの「探し方」が変わる
Google DriveではGeminiを利用して、保存されているファイルについて質問したり、内容を要約したりできるようになっています。
✨ 大きな違い
ファイル名そのものではなく、「知りたいこと」から情報を探せるようになってきたことです。
例えば、次のような質問が考えられます。
💬「○○について説明している資料を探して」
💬「このフォルダにある資料を要約して」
💬「A社向けの提案内容とB社向けの提案内容の違いをまとめて」
これまでの資料探し
↓
ファイルを開く
↓
内容を読む
↓
違ったら閉じる
↓
次のファイルを開く
Geminiを活用すると
知りたいことを質問
↓
AIが関連情報を探して回答
これまで人間が一つずつファイルを開いて確認していた作業を、減らせる可能性があります。
複数の資料をまたいで比較できるのが便利
特に業務で便利なのが、複数のファイルを情報源として扱えることです。
📄 営業担当者なら
「昨年A社に提出した提案書と、今回作成したB社向け提案書の違いをまとめて」
📊 経営者なら
「このフォルダにある会議資料から、売上について話し合われた内容をまとめて」
単純に「ファイルを見つける」だけではありません。
見つけた資料の中身を読み、
比較・整理するところまでAIに手伝ってもらう
中小企業ならこんな使い方が考えられる
「過去に似た工事を行った案件の資料を探したい」
「○○設備の修理について書かれた資料をまとめて」
「○○地区の物件について書かれた資料を探して」
「過去の会議資料からBCPについて話し合った内容をまとめて」
業種によって質問内容は違いますが、共通しているのは「人間がファイルを探す時間を減らす」ということです。
「誰かに聞かないと分からない」も減らせる可能性
中小企業のITサポートをしていると、ファイルの保存場所が特定の人に依存しているケースがあります。
👤「○○の資料ってどこ？」
👨💻「それなら共有ドライブの○○フォルダの中です」
一回なら数分で済みます。
しかし、これが毎日のように発生すると、質問する側だけでなく、聞かれる側の仕事も止まります。
さらに問題なのは、その担当者が休んだり退職したりした場合です。
「どこに何があるのか」を特定の社員の記憶だけに頼っている状態は、会社にとってリスクになります。
Google DriveとGeminiをうまく活用できれば、蓄積された社内資料を「担当者の記憶」だけに頼らず利用できる環境づくりにつながります。
スマホから資料について質問する使い方も
Google DriveのGeminiは、パソコンだけでなくモバイル環境でも利用が広がっています。
📱 例えば外出先で……
「前回この会社に提出した見積金額はいくらだったかな？」
これまでならスマートフォンでGoogle Driveを開き、フォルダを移動して、目的のPDFや見積書を探していたかもしれません。
AIを使って必要な情報にたどり着けるようになれば、外出の多い経営者や営業担当者にとっても便利です。
ただし「Geminiを入れれば全部解決」ではありません
⚠️ ここは非常に重要です
Geminiが便利になったからといって、Google Driveの整理が一切必要なくなるわけではありません。
例えば、
📁 新しいフォルダ
📁 新しいフォルダ（2）
📁 その他
📁 とりあえず
のようなフォルダばかりになっていたり、同じ資料が何個も保存されていたりすれば、人間にとって管理しにくい状態であることには変わりません。
また、AIの回答が常に正しいとは限りません。重要な金額、契約条件、顧客情報などについては、必ず元の資料を確認することも大切です。
Geminiは「整理しなくてもいい魔法の道具」ではありません。
「整理された社内情報を、もっと活用しやすくする道具」
と考えるのがおすすめです。
Google Driveの共有権限にも注意
社内資料をAIで活用するときに、もう一つ確認したいのがアクセス権限です。
- 全社員が見てもよい資料
- 管理職だけが見る資料
- 経理担当者だけが見る資料
- 顧客ごとに閲覧できる人を限定する資料
Google Driveを長期間利用している会社では、「誰がどのフォルダを見ることができるのか分からない」という状態になっていることもあります。
AI活用を始める前に、一度Google Driveの共有設定やフォルダ構成を見直しておくことをおすすめします。
NotebookLMとはどう使い分ければいい？
GoogleのAIというと、NotebookLMを使っている方もいるでしょう。
NotebookLMに資料を入れるだけではダメ？中小企業の社内資料を「使える知識」に変える5つのコツ
両方とも資料をAIで活用できますが、使い方は少し違います。
| 比較 | Google Drive＋Gemini | NotebookLM |
|---|---|---|
| 主な用途 | 普段のDriveから情報を探す | 特定の資料を深く活用する |
| 向いている場面 | 日常的な資料探し・要約・比較 | マニュアル・規程・調査資料など |
普段の社内資料を探す
↓
Google Drive ＋ Gemini
重要な資料群をまとめてAIで活用する
↓
NotebookLM
「情報を保存する」から「情報を使う」へ
これまでGoogle Driveは、「ファイルを保存して共有する場所」というイメージが強かったと思います。
しかしAIが組み合わさることで、「会社に蓄積された情報について質問できる場所」へと変わり始めています。
📚 会社に眠っている情報も大切な資産です。
5年、10年と蓄積した見積書、提案書、議事録、マニュアルなどは、会社にとって大切な情報資産です。
ところが、保存されているだけで誰も見つけられなければ、その価値を十分に活かせません。
「どこに保存したか」から
「何を知りたいか」へ。
社内資料の探し方そのものが変わり始めています。
Google Driveが「資料置き場」になっていませんか？
Google Driveを導入したものの、次のような悩みを抱えていないでしょうか。
☑ フォルダが増えすぎて整理できない
☑ 社員によって保存方法が違う
☑ 共有設定がよく分からない
☑ 退職者のファイルをどうすればいいか分からない
☑ GeminiやNotebookLMを仕事でどう使えばいいのか分からない
せっかくAIが便利になっても、社内のデータ管理そのものがバラバラでは十分に活用できません。
まずは、
① 何をGoogle Driveに保存するのか
② どのようにフォルダを分けるのか
③ 誰にどこまで共有するのか
④ AIにどんな仕事を手伝わせるのか
を整理するところから始めてみてください。
Google DriveやAI活用でお困りならアポロン7へ
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アポロン7では、水戸市・ひたちなか市を中心に、中小企業・個人事業主様のパソコンやGoogle DriveなどのIT環境について、導入・設定・運用のお手伝いをしています。
「Google Driveを使っているけれど、社内が整理できていない」
「AIを仕事に使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない」
そんな場合も、お気軽にご相談ください。
AIを導入すること自体が目的ではありません。
毎日の「探す」「聞く」「確認する」を減らして、
本来の仕事に使える時間を増やす。
そこから始めるAI活用を一緒に考えます。
