「うちの会社でもChatGPTを使った方がいいのかな？」
「AIを導入したいけれど、何から始めればいいのかわからない」
最近では、このように考える中小企業や個人事業主の方も増えてきました。
生成AIというと、「AI導入コンサルタントに相談する」「DX計画を立てる」「社員研修を実施する」といった大掛かりな取り組みを想像するかもしれません。
しかし、社員数が数人～数十人程度の会社であれば、最初から大規模なAI導入計画を作る必要はないでしょう。
「普段の仕事を1つだけAIに手伝わせてみる」ところから始める方法がおすすめです。
ChatGPTやGemini、Microsoft Copilotなど、現在の生成AIは専門的なプログラミング知識がなくても利用できます。
この記事では、IT担当者がいない中小企業でも始めやすい「3週間のAI導入方法」を紹介します。
AI導入で最初から大きな計画を作る必要はありません
「会社でAIを導入する」と聞くと、何となく難しく感じてしまいます。
しかし、最初から会社全体を変える必要はありません。
- メールの返信文を考えてもらう
- 会議の内容を要約してもらう
- 長い資料を短くまとめてもらう
- お知らせ文を作ってもらう
- ブログやSNS投稿の下書きを作ってもらう
- Excelの関数について質問する
- アイデアを整理してもらう
これも立派なAI活用です。
最初の目的は「AI導入」そのものではありません。
今まで30分かかっていた仕事を15分にできないか。
まずは、この程度の感覚で十分です。
中小企業のAI導入でありがちな失敗
AIを導入するとき、いきなり社員全員に、
と言ってしまうケースがあります。
ところが、これではなかなか定着しません。
「何に使えばいいの？」
「仕事の情報を入力して大丈夫？」
「検索するのと何が違うの？」
「思ったような回答が出ない」
となってしまうからです。
結果として、最初の数回だけ使って、そのまま利用しなくなることがあります。
そこで、小規模な会社ではまず1人から始める方法がおすすめです。
まず「AIを触る人」を1人決める
最初から社員全員に使わせる必要はありません。
社内でパソコンや新しいサービスに比較的抵抗のない人を1人決めます。
社長自身でも構いません。
そして最初の1週間は、ChatGPTなどの生成AIを実際の仕事で使ってみます。
例えば、こんな使い方から
「このメールをもう少し丁寧にしてください」
「この文章をお客様向けにわかりやすくしてください」
「この会議メモを要点ごとに整理してください」
「この商品の紹介文を作ってください」
ここで大切なのは、AIについて勉強することより、実際に仕事で使うことです。
毎日10分程度でも構いません。
まずは、「これなら仕事に使えそう」という経験を1つ作ります。
AIが役立った仕事を3つ見つける
1週間使ったら、AIが便利だった業務を整理してみましょう。
メール作成
問い合わせへの返信文をAIに下書きしてもらったところ、20分かかっていた作業が5分程度になった。
会議内容の整理
打ち合わせメモをAIに渡して、「決定事項」「担当者」「次回までにやること」に整理してもらった。
SNS投稿
会社のお知らせをもとに、Facebook・Instagram・X向けの文章案を作ってもらった。
実際に自社で効果があったものを3つ程度見つけます。
うまくいかなかったことも記録しましょう
生成AIは万能ではありません。もっともらしい間違った情報を回答することもありますし、計算や専門的な判断など、人間による確認が必要な仕事もあります。
「AIに任せられる仕事」と「人間が確認すべき仕事」の境界を知ることも、AI導入の重要なステップです。
うまくいった方法を「会社の型」にする
3週目になったら、便利だった使い方を他の社員でも使えるようにします。
難しいマニュアルを作る必要はありません。
【お客様へのメール返信】
「以下のお客様からのメールに対する返信文を作成してください。丁寧ですが堅すぎない文章にしてください。回答に必要な情報が不足している場合は、勝手に推測せず不足している内容を指摘してください。」
この下に、お客様から届いた内容を入力します。
※注意：実際に業務で使用する際は、会社のAI利用ルールに従い、個人情報・機密情報などの取り扱いに十分注意してください。
このようなテンプレートを用意しておけば、AIに詳しくない社員でも利用しやすくなります。
これを、「会社で使えるAIテンプレート集」として少しずつ増やしていきます。
最初のAI活用は「ローリスクな仕事」がおすすめ
最初から重要な仕事をAIに任せる必要はありません。
最初から避けたい使い方
- AIにお客様への回答を完全自動化させる
- AIだけで見積金額を決める
- AIに契約内容を判断させる
最初は、間違えても人間が簡単に確認・修正できる仕事から始めましょう。
- 文章の要約
- メールの下書き
- 議事録の整理
- 社内文書のたたき台
- アイデア出し
- SNS投稿文の作成
「AIに仕事を任せる」のではなく、「AIに下書きを作らせて、人間が完成させる」
と考えるとわかりやすいでしょう。
ChatGPT・Gemini・Copilot、どれを使えばいい？
ここも中小企業からよく出てきそうな疑問です。
ChatGPT、Gemini、Microsoft Copilotなど、現在はさまざまな生成AIがあります。
それぞれ機能や料金、得意分野、他サービスとの連携などに違いがあります。
しかし、AIをまだ業務で使ったことがない会社であれば、最初から細かな比較に時間をかけすぎる必要はありません。
まず1つを選び、
「自社の仕事で本当に使えるのか」
を試してみることが重要です。
実際に使っていくと、
- メール作成に使いたい
- WordやExcelと一緒に使いたい
- 社内資料を活用したい
- 複数の資料から回答してほしい
など、自社がAIに求めることが見えてきます。
その段階で改めてツールを比較すれば、必要なサービスを選びやすくなります。
AIを会社で使うなら「情報の取り扱い」は先に決めておく
手軽に始められる生成AIですが、会社で利用する場合には注意点があります。
特に重要なのが、AIへ入力する情報です。
AIへの入力に注意したい情報
- お客様の氏名や住所
- 電話番号やメールアドレス
- IDやパスワード
- 社外秘の資料
- 未公開の商品情報
- 契約内容
- 人事情報
- 取引先から預かった機密情報
などを、社員が自己判断でAIサービスへ入力してしまうのは避けるべきです。
利用するAIサービスや契約プラン、会社の業務内容などによって、確認すべき設定やルールも変わります。
「何を入力してよくて、何を入力してはいけないのか」
という最低限の社内ルールを作っておきましょう。
AIの使い方だけではなく、こうしたルール作りも中小企業のAI導入では重要です。
AIコンサルタントが必要になるケースもあります
この記事は「AIコンサルタントは必要ない」という話ではありません。
会社の規模や目的によっては、専門家へ依頼した方がよいケースもあります。
- 大人数・複数部署で本格導入する
- 社内システムとAIを連携する
- APIを利用して独自システムを構築する
- 大量の社内データをAIで利用する
- 個人情報や機密情報を扱う
- 医療・金融・法務など専門性の高い分野で利用する
- 全社的なAI利用ルールやセキュリティ体制を構築する
こうした場合には、AIだけでなくセキュリティや法務、システム構築などの専門知識が必要になることがあります。
一方、数人～数十人規模の会社が、
という段階なら、いきなり大規模なAI導入プロジェクトを始めなくてもよいでしょう。
まず自社で小さく試すことで、「AIで何をしたいのか」が具体的になります。
その後に専門会社へ相談した方が、依頼したい内容も明確になります。
3週間で目指すのは「AI導入」ではなく「1つ楽になった」
今回紹介した方法をまとめると、とてもシンプルです。
1週目：1人がAIを毎日少し使ってみる
2週目：役立った仕事を3つ見つける
3週目：使い方をテンプレートにして他の社員にも使ってもらう
これだけです。
3週間後に会社全体がAI化されている必要はありません。
「メール返信が少し早くなった」
「会議後の議事録作成が楽になった」
「毎週作っていたSNSの文章を考える時間が減った」
これが1つでも実現できれば、十分な第一歩です。
「AIを導入したいけど、何をすればいいかわからない」でも大丈夫です
アポロン7では、ホームページやパソコン、メール、プリンター、ネットワークなど、中小企業・個人事業主のITに関するさまざまなご相談をお受けしています。
そしてこれからは、ChatGPTをはじめとした生成AIも、特別なものではなく日常のITツールの一つになっていくでしょう。
だからこそ、
「AIコンサルをお願いするほどではないんだけど……」
「ChatGPTを会社で使ってみたい」
「うちの仕事だったら何に使える？」
「社員にどう使わせればいいかわからない」
「情報漏えいがちょっと心配」
といった段階でも構いません。
今やっている仕事の中から、AIで少し楽にできる作業を一緒に探す。
そんなところから始めてみてはいかがでしょうか。
AIのことだけでなく、パソコンやメール、ホームページなども含めて、「社内にIT担当者がいないので、ちょっと相談したい」というときは、お気軽にアポロン7へご相談ください。
