Wordで作った文書を印刷しようとすると、複合機からすぐに印刷されない。
複合機を確認すると、
「手差しトレイの用紙が不一致、または用紙がありません」
といったエラーが表示され、毎回複合機の画面で「A4」を選択して［実行］しないと印刷できない……。
今回は、実際にこのような症状を確認しました。
使用していた複合機はRICOH IM C3010Fです。
一見すると複合機の故障にも思えますが、今回のようなケースでは、パソコン側のプリンター設定と複合機側の給紙設定がうまく一致していない可能性があります。
今回発生した症状
WordでA4サイズの文書を作成し、通常どおり印刷します。
ところが、RICOH IM C3010Fではそのまま印刷が始まらず、エラーで停止しました。
複合機の画面には、
手差しトレイの設定内容は、指定した用紙サイズ／用紙種類と異なっています。
という内容が表示されます。
さらに、
手差しトレイの用紙が不一致、または用紙がありません。
と表示される場合もありました。
しかし、複合機の画面からA4が入っている給紙トレイを選択して［実行］すると、問題なく印刷できます。
つまり、
A4用紙がないわけでも、複合機が印刷できないわけでもありません。
ここが原因を探す重要なポイントです。
Wordの用紙サイズを確認
まず確認したいのがWord側です。
Wordの、
［レイアウト］→［サイズ］
を開き、文書がA4（210×297mm）になっているか確認します。
ここが「レター」など別のサイズになっていると、プリンター側のA4用紙と一致せず、印刷が止まることがあります。
RICOHプリンタードライバーも確認
次に、
［ファイル］→［印刷］→［プリンターのプロパティ］
を開きます。
今回確認した環境では、以下の設定になっていました。
- 原稿サイズ：A4（210×297mm）
- 印刷用紙サイズ：原稿サイズと同じ
- 給紙トレイ：自動トレイ選択
原稿サイズについては問題ありません。
それでも複合機側では「手差しトレイ」を要求していました。
「自動トレイ選択」を「トレイ1」に変更して確認
そこで確認したいのが給紙トレイです。
プリンターのプロパティで、
給紙トレイ：自動トレイ選択
となっている場合、一度、
給紙トレイ：トレイ1
など、実際にA4用紙が入っているトレイを直接指定して印刷してみます。
これで複合機側の操作をせずに印刷できれば、給紙トレイの自動選択周辺に原因がある可能性が高いと判断できます。
複合機側の用紙設定も確認する
今回のRICOH IM C3010Fでは、複合機自体は次のように認識していました。
- トレイ1：A4
- トレイ2：B5
- トレイ3：B4
- トレイ4：A3
それにもかかわらず、パソコンから送られた印刷ジョブでは手差しトレイとの用紙不一致が発生していました。
このような場合は、
「A4用紙はちゃんと入っているからプリンターの故障だ」
と決めつけず、
パソコンからどの給紙トレイを指定して印刷データが送られているのか
まで確認することが大切です。
毎回A4を選択すれば印刷できる場合は設定を疑おう
今回のように、
- Wordから印刷する
- 複合機でエラーになる
- 複合機の画面でA4を選択する
- ［実行］を押す
- 正常に印刷される
という場合、複合機そのものが故障している可能性は低く、用紙サイズ・用紙種類・給紙トレイなどの設定不一致をまず疑ってみましょう。
特に「以前は普通に印刷できていたのに、いつの間にか毎回エラーになる」という場合でも、プリンタードライバーやWindows、Word、複合機側の設定変更などが影響している可能性があります。
プリンターの「ちょっとした不具合」も意外と時間を取られます
「印刷するたびに複合機まで歩いてA4を選択する」
1回なら大した手間ではありません。
しかし、毎日の業務で何度も印刷する会社では、この小さな作業が積み重なります。
また、
- 「プリンターが壊れたのでは？」
- 「Wordがおかしい？」
- 「パソコンを買い替えた方がいい？」
と、原因が分からないまま使い続けているケースもあります。
アポロン7では、ホームページ制作・管理だけでなく、パソコン、プリンター・複合機、ネットワーク、共有フォルダ、メールなど、中小企業のIT環境に関するトラブル対応・設定サポートも行っています。
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