「ChatGPTを使い始めたけれど、毎回同じことを説明するのが面倒……」
そんな経験はありませんか？
たとえば文章を作ってもらうたびに、
💬 「中小企業のお客様向けに書いてください」
💬 「専門用語をなるべく使わないでください」
💬 「丁寧だけど堅すぎない文章にしてください」
💬 「最後に問い合わせにつながる文章を入れてください」
など、毎回同じような指示を入力している方も多いと思います。
💡 その「毎回の説明」、減らせるかもしれません。
ChatGPTには、仕事の目的や文章のルールなどをあらかじめ設定した「自分専用GPT（GPTs）」を作る仕組みがあります。
今回は、社内に専門のIT担当者がいない中小企業でも活用しやすいように、「自分専用GPTで何ができるのか」を具体的な仕事の例とともに紹介します。
🤖 GPTsとは？難しく考える必要はありません
「GPTs」と聞くと、何かプログラミングが必要なのでは？と思うかもしれません。
しかし、難しく考える必要はありません。
「仕事のやり方やルールを、あらかじめ教えておいた専用のChatGPT」
と考えると分かりやすいでしょう。
通常のChatGPTでは、新しいチャットを始めるたびに、その仕事について説明する場面があります。
一方、自分専用GPTには、次のような基本ルールをあらかじめ設定できます。
✅ どんな仕事をするのか
✅ どんな文章を書くのか
✅ 誰を対象にするのか
✅ どんな口調にするのか
✅ どんな形式で回答するのか
つまり、毎回ゼロから説明するのではなく、ある程度仕事を理解した状態からスタートできるAIを用意できるわけです。
🔄 普通のChatGPTとの違いは「毎回説明するかどうか」
たとえば会社で、お客様へのメール返信にChatGPTを使っているとします。
😓 通常のChatGPT
「お客様への返信メールを作ってください。丁寧な文章で、堅すぎず、簡潔にしてください」など、条件をその都度説明。
✨ 自分専用GPT
あらかじめ「丁寧」「分かりやすい」「長すぎない」といったルールを設定。
あとは「これに返信して」でスタート。
小さな違いに見えますが、毎日繰り返す仕事ほど、この差が積み重なっていきます。
🏢 中小企業なら、こんな「専用GPT」が作れます
専用GPTの使い道は、文章作成だけではありません。
📧 1．メール返信専用GPT
お客様や取引先から届いたメールをもとに、返信文のたたき台を作ってもらいます。
💡 会社の言葉遣い・文章量・返信方針などを設定しておけば、毎回細かく説明する手間を減らせます。
もちろん送信前には人間による確認が必要ですが、「文章をゼロから考える時間」を減らすことができます。
📝 2．ブログ記事作成専用GPT
会社のホームページを更新している企業なら、ブログ専用GPTも便利です。
✔ 地域の中小企業向けに書く
✔ 専門用語には説明を入れる
✔ 検索している人の疑問に答える
✔ SEOを意識した見出しを作る
✔ 最後にサービス案内を入れる
こうした記事作成ルールを設定しておけば、毎回同じ条件を説明する必要が減ります。
📱 3．SNS投稿専用GPT
ホームページの記事をFacebook、Instagram、Xなどでも紹介している会社なら、SNS投稿専用GPTも活用できます。
📘 Facebook → 少し詳しく、読みやすい紹介文
📸 Instagram → 絵文字やハッシュタグを活用
✕ X → 短く要点をまとめる
1つのブログ記事から複数SNS用の投稿文を作るといった使い方もできます。
📚 4．社内マニュアル用GPT
👤「この操作、どうやるんでしたっけ？」
👤「前にも教えてもらったけど忘れてしまった……」
会社では、このような質問が意外と多く発生します。
社内で使用してよい資料やマニュアルを整理してAI活用の仕組みを作れば、業務手順を確認するための補助として利用することも考えられます。
💼 5．営業・問い合わせ対応専用GPT
営業メールや問い合わせへの回答も、専用GPTと相性のよい仕事です。
商品やサービスの特徴、対象となるお客様、文章のトーンなどを決めておけば、営業文や問い合わせ回答の「たたき台」を素早く作れます。
🚀 アポロン7でも「仕事ごとにAIを分ける」方法を活用しています
アポロン7でも、AIに何でも一度に任せるのではなく、仕事の内容に合わせて役割を分ける方法を活用しています。
たとえばブログ記事を作成する場合……
① 誰に向けて書くのか
⬇️
② どのくらいの文章量にするのか
⬇️
③ どんな構成にするのか
⬇️
④ SEOをどう考えるのか
⬇️
⑤ SNSではどのように紹介するのか
こうしたルールを毎回すべて入力するのではなく、あらかじめAI側に役割や基本方針を持たせておくことで、作業を効率化できます。
✨ メール・ブログ・SNS・営業資料・社内マニュアルなど、繰り返し発生する仕事ほど「専用AI化」しやすいのがポイントです。
🌱 最初から完璧なGPTを作る必要はありません
専用GPTを作ろうとすると、
「完璧な指示文を作らなければ……」
と考えてしまいがちです。
しかし、最初から100点を目指す必要はありません。
おすすめは、この繰り返しです👇
🚀 まず作る
↓
💻 実際の仕事で使う
↓
🔧 気になるところを修正する
↓
🔄 また使う
これを繰り返すことで、少しずつ「自社の仕事に合ったAI」へ育てていくことができます。
⚠️ 注意！会社の情報を何でも入力していいわけではありません
🚨 AIへの入力には注意が必要です
❌ 顧客の個人情報
❌ ID・パスワード
❌ クレジットカード情報
❌ 公開前の重要な機密情報
❌ 秘密保持契約などに関係する情報
会社で生成AIを利用する場合には、「何を入力してよいか」「何を入力してはいけないか」という最低限のルールを決めておくことが大切です。
また、AIが作成した回答が必ず正しいとは限りません。
見積金額、契約内容、法律・税務など、間違いが大きな問題につながる情報については、必ず人間による確認を行いましょう。
💡 「ChatGPTを導入する」だけでは仕事は変わりません
ChatGPTを契約した。
社員にも使っていいと伝えた。
それだけでは、思ったほど業務効率化につながらないことがあります。
重要なのは
「ChatGPTで何ができるか」ではなく
「自社のどの仕事をChatGPTに手伝わせるか」
という視点です。
毎週行っている仕事を思い出してみてください。
📱 SNS投稿 ／ 💻 ブログ更新
📊 資料作成 ／ ☎️ 問い合わせ対応
📚 社内マニュアル作成
その中に、
👉 毎回ほぼ同じ手順でやっている
👉 毎回似た文章を書いている
👉 同じ説明を何度もしている
仕事があれば、そこがAI活用を始める候補です。
🎯 まずは「毎回同じことをしている仕事」を1つ探してみましょう
AI活用というと、大規模なシステム導入を想像する必要はありません。
会社の中でまず探してほしいのは
「これ、毎回同じことをやっているな」
という仕事です。
そこから専用GPTを作ってみるだけでも、AIの見え方が変わってくると思います。
ChatGPTは単なる「質問すると答えてくれるAI」から、設定や使い方次第で「自社の仕事を手伝うアシスタント」として活用できるようになります。
🖥️ 中小企業の「AIを仕事でどう使えばいい？」もアポロン7へ
こんなお悩みはありませんか？
☑️ ChatGPTを使ってみたけれど、結局何に使えばいいのか分からない
☑️ 会社の業務に合わせた使い方を考えたい
☑️ 社員が使える簡単な仕組みにしたい
☑️ AIだけでなく、パソコンやホームページもまとめて相談したい
そんな中小企業のIT・AI活用について、アポロン7では難しい専門用語をなるべく使わず、実際の業務に合わせた活用方法を一緒に考えます。
AIを導入すること自体が目的ではありません。
今まで人が繰り返していた作業を少し減らし、
本来の仕事に使える時間を増やすこと。
まずは小さな仕事1つから、AIに任せられる部分を探してみてはいかがでしょうか。
