こんにちは！週に1回来てくれる外部Web係、アポロン7ブログです。
「請求書、これからはPDFで送ってください」
取引先から急にこんな連絡が来て、ドキッとしたことはありませんか？
「えっ、PDFって何？どうやって作るの？」 「今まで通り紙じゃダメなの？」
と、不安になりますよね。大丈夫です、ご安心ください。水戸市やひたちなか市のお客様からも、同じようなご相談をよくいただきます。
実は「PDF」にするのは、専門的な道具がなくても、今お持ちのスマートフォンやパソコンで簡単にできるんです。
この記事では、ITが苦手な方でも「これならできそう！」と思える、一番やさしい方法をご紹介しますね。横に座って一緒に操作するつもりで、ゆっくり説明していきます。
PDF化が「分からない」と悩んでしまう3つの原因
「PDFの作り方が分からない」となってしまう原因は、だいたいこの3つです。
- 「PDF」という言葉が難しく感じるから （「相手がスマホでもパソコンでも見られる便利な写真」くらいの感覚でOKです。）
- 特別な機械やソフトが必要だと思っているから （実は、お手持ちのスマホや、パソコンに入っている普通のソフトで十分対応できます。）
- やり方がいくつもあって、どれが自分に合うか分からないから （手書きの請求書なのか、パソコンで作った請求書なのかによって、一番簡単な方法は変わります。）
今回は、状況別に一番カンタンな方法を2つに絞ってご紹介しますね。
【方法その1】手書きの請求書をスマホで撮影してPDFにする
手元に紙の請求書がある場合は、スマホのカメラで「スキャン」するのが一番早いです。「スキャン」と言っても、専用の機械はいりません。スマホの無料アプリを使えば、写真を撮る感覚でPDFが作れます。
ここでは、多くのスマホ（iPhoneなど）に入っている「メモ」アプリを使った方法をご紹介します。
ステップ1：「メモ」アプリを開いて、カメラマークを押す
スマホのホーム画面にある「メモ」アプリを開きます。新しいメモを作成し、画面の下の方にあるカメラのマークをタップ（指でポンと押す）してください。
ステップ2：「書類をスキャン」を選ぶ
メニューが出てくるので、「書類をスキャン」を選びます。
ステップ3：請求書を撮影する
カメラが起動します。上の写真のように、机の上に置いた請求書全体が画面に入るようにスマホを構えてください。 ここがポイント！ なるべく明るい場所で、影が入らないように撮りましょう。 スマホが自動で書類の形を認識して、勝手に「パシャ！」と撮ってくれることが多いです。便利ですね。
ステップ4：保存して、相手に送る
きれいに撮れていたら「保存」を押します。これでPDFの完成です！あとは、このファイルをメールやLINEに添付して、取引先に送るだけです。
【方法その2】パソコン（エクセルやワード）で作った請求書をPDFにする
もし、普段からパソコンのエクセルやワードで請求書を作っているなら、印刷する代わりに「PDFとして保存」することができます。これもとても簡単です。いつもの印刷と同じような手順でできますよ。
手順はこれだけ！
- 「ファイル」メニューを開く 画面の左上にある「ファイル」というところをクリックします。
- 「エクスポート」を選ぶ メニューの中から「エクスポート」を探してクリックします。（なければ「名前を付けて保存」でもOKです）
- 「PDFの作成」ボタンを押す 「PDF/XPS ドキュメントの作成」というボタンが出てくるので、それをクリックします。
- 保存場所を決めて「発行」 デスクトップなど、分かりやすい保存場所を決めて「発行」ボタンを押せば完了です！
これで、いつもの請求書がPDFファイルに変身しました。
もし、うまくいかなくても焦らないでください
「やっぱり難しそう…」「スマホの操作がうまくいかない」
もしそう感じても、ご自分を責めないでくださいね。慣れないことは誰だって大変です。
そんな時は、無理に一人で頑張ろうとせず、周りの人に「ちょっと助けて」と声をかけてみてください。
「スマホで写真を撮ってPDFにしたいんだけど、やり方教えてもらえる？」と聞けば、ご家族や知人の方がパパっとやってくれるかもしれません。
まとめ：水戸市・ひたちなか市周辺で困ったら
いかがでしたでしょうか？
「PDF」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、実はスマホで写真を撮ったり、パソコンでの保存方法を少し変えるだけで簡単に作ることができます。
今回は、特にご相談の多い水戸市やひたちなか市、那珂市周辺のお客様に向けて、一番やさしい方法をご紹介しました。
一度やり方を覚えてしまえば、「なんだ、こんなに簡単だったんだ！」と思っていただけるはずです。これで取引先からの急な依頼にも、安心して対応できますね。
どうしても不安な場合は、無理せず誰かに聞いてくださいね。週に1回来てくれる外部Web係、アポロン7ブログでした。
